2026 · EN COURS
MCRN
Cartographier une organisation artisanale, prioriser les frictions à fort impact et concevoir un système simple de devis, relances et suivi client avec validation humaine.
Diagnostic
Cadrage
Outils métier
rôle
Cheffe de projet organisation & outils métier
Durée
Avril 2026 à aujourd’hui
équipe
Dirigeant MCRN, partenaires, clients finaux & moi
outils
Make, Pennylane, Google Workspace, Tally et Claude API
Cartographie des frictions - MCRN
Contexte
MCRN est une entreprise artisanale spécialisée dans la serrurerie haute sécurité, les garde-corps en verre et les interventions techniques.
Son dirigeant gère seul les chantiers, les demandes clients, les devis, les fournisseurs, les relances, la facturation et le suivi administratif. Les principaux outils existaient déjà — Gmail, Pennylane, téléphone, notes iPhone, SMS et WhatsApp — mais les informations restaient dispersées et une grande partie du fonctionnement reposait sur sa mémoire.
Le besoin n’était donc pas d’ajouter une nouvelle couche technologique. Il fallait rendre l’organisation plus claire, réduire les ressaisies et permettre au dirigeant de conserver le contrôle avec le moins de gestes possible.
Le diagnostic a objectivé environ 20 heures d’administratif par semaine, une heure quotidienne consacrée aux emails, des devis pouvant nécessiter une semaine et 4 000 € d’impayés en cours.
Diagnostic & cadrage
Enjeux
Transformer un fonctionnement implicite en système pilotable
Le diagnostic a fait apparaître une organisation efficace sur le terrain, mais fragile dès qu’il fallait retrouver, transmettre ou suivre une information.
Les enjeux principaux étaient :
réduire le temps passé sur les devis et les échanges répétitifs ;
éviter les relances oubliées ;
mieux suivre les impayés et les devis sans réponse ;
centraliser les informations utiles au bon endroit ;
conserver Pennylane comme outil principal ;
limiter les manipulations depuis le terrain ;
sécuriser les sujets sensibles par une validation humaine ;
documenter le fonctionnement pour réduire la dépendance à la mémoire du dirigeant.
La question centrale était : comment transformer une organisation largement orale et dispersée en système simple, lisible et réellement utilisable depuis le terrain ?
Scénario Make Devis dans Pennylane
Mon rôle
Piloter la transformation digitale du diagnostic jusqu'à l'adoption
J’ai piloté la mission de bout en bout : observation terrain, cadrage fonctionnel, priorisation, conception des flux cibles, préparation des solutions et documentation des usages.
Mes responsabilités couvraient :
la conduite d’un diagnostic terrain de deux heures ;
la cartographie des usages, outils, irritants et circuits de décision ;
la formalisation du fonctionnement actuel et du fonctionnement cible ;
la priorisation des frictions selon leur impact en temps, trésorerie et charge mentale ;
la formalisation des besoins, données nécessaires et règles de gestion ;
la conception des scénarios de devis, relances et suivi client ;
la définition des points de contrôle et validations humaines ;
la coordination des outils autour de Pennylane ;
la préparation des tests et cas d’erreur ;
la production des guides, tableaux de suivi et supports d’adoption.
Décisions structurantes
commencer par l’administration et les devis, où le gain était le plus visible ;
conserver Pennylane comme système de référence ;
utiliser les outils déjà proches des habitudes du dirigeant ;
privilégier les brouillons à valider plutôt que les envois automatiques sensibles ;
ne pas automatiser une étape avant de l’avoir clarifiée ;
limiter l’usage quotidien à quelques gestes simples.
Site Céka Studio
Démarche
1 - Observer le fonctionnement réel
J’ai commencé par suivre la manière dont les demandes, devis, relances, photos, documents et informations chantier circulaient réellement.
L’objectif était d’identifier :
les tâches répétitives ;
les ressaisies ;
les informations difficiles à retrouver ;
les décisions reposant uniquement sur le dirigeant ;
les outils correctement utilisés ;
les contournements devenus habituels.
2 - Cartographier et prioriser
Les irritants ont été regroupés en cinq domaines : administration, opérationnel, communication, relation client et organisation.
Un scoring a permis de hiérarchiser les interventions. Le module Administration & Gestion obtenait 8/10 et la Communication 10/10 ; le choix a néanmoins été de commencer par les devis, emails et impayés, car ils concentraient le meilleur retour immédiat en temps et en trésorerie.
3 - Concevoir le système cible
J’ai traduit les irritants prioritaires en flux fonctionnels simples, avec les données nécessaires, les règles de gestion, les déclencheurs, les sorties attendues et les points de validation.
Le système cible couvrait :
la préparation d’un devis depuis une demande mobile ;
la création d’un brouillon dans Pennylane ;
les relances de devis sans réponse ;
les relances d’impayés selon le délai ;
le suivi post-intervention ;
l’accusé de réception des demandes entrantes ;
le classement des photos et documents.
4 - Configurer et sécuriser
Les outils ont été configurés autour du fonctionnement cible, sans remplacer les solutions déjà maîtrisées.
Les scénarios devaient :
utiliser Pennylane comme source de référence ;
produire des formats structurés ;
ne jamais inventer une donnée manquante ;
identifier les cas à corriger ;
journaliser les actions importantes ;
laisser le dirigeant valider les devis et relances sensibles.
5 - Tester et préparer l'adoption
La solution a été pensée pour rester compréhensible par un artisan solo, sans vocabulaire technique ni interface supplémentaire inutile.
L’adoption reposait sur :
un nombre limité de gestes ;
des brouillons prêts à vérifier ;
des messages dans le ton de l’entreprise ;
une documentation visuelle ;
des consignes en cas d’erreur ;
des indicateurs de gain permettant de vérifier l’utilité du système.
Le système conçu
Troix flux prioritaires
1. Devis
Une demande structurée depuis le terrain alimente le système, qui recherche les informations client et tarifaires, prépare les lignes du devis et crée un brouillon dans Pennylane. Le dirigeant vérifie avant envoi.
2. Relances
Les devis sans réponse et les factures en retard sont identifiés selon des règles définies. Un message adapté est préparé dans Gmail, puis validé par le dirigeant.
3. Suivi client
Après l’intervention, un message de suivi peut être préparé afin de vérifier la satisfaction et faciliter la demande d’avis, sans transformer la relation client en communication automatique impersonnelle.
Livret de bord Céka Studio
Livrables produits
Diagnostic et cadrage
grille de diagnostic terrain ;
cartographie du fonctionnement actuel ;
scoring des cinq domaines ;
rapport de diagnostic ;
identification des trois frictions prioritaires ;
plan d’action chiffré ;
fonctionnement cible et principes de validation.
Conception fonctionnelle
flux actuels et cibles ;
règles de gestion ;
données nécessaires ;
logiques de déclenchement ;
scénarios manuels, semi-automatiques et automatiques ;
cas d’erreur et informations à confirmer ;
critères de validation humaine.
Outils métier
organisation Gmail et modèles de réponses ;
modèles Pennylane pour devis et factures ;
scénario de préparation des devis ;
blueprints de relance d’impayés ;
blueprint de relance des devis à J+5 ;
blueprint de suivi post-intervention ;
blueprint d’accusé de réception ;
structures de suivi Google Sheets.
Les filtres Gmail et les modèles Pennylane sont clairement documentés comme mis en place. Pour les scénarios Make, emploie « conçu », « testé » ou « préparé pour déploiement » selon leur état réel.
Adoption & pilotage
guide d’implémentation ;
livret de bord ;
carte des automatisations ;
guide d’usage en quelques gestes ;
tableau de bord ROI ;
checklist de test et de vérification ;
documentation des connexions et prérequis.
Méthode & Cas MCRN
Résultats du projet
Le projet a permis de transformer une charge administrative diffuse en un système fonctionnel explicite, priorisé et documenté.
Les résultats déjà démontrables sont :
un diagnostic terrain structuré ;
des irritants mesurés et hiérarchisés ;
une feuille de route centrée sur les gains les plus rapides ;
des règles de gestion et circuits de validation formalisés ;
une organisation Gmail et des modèles Pennylane rationalisés ;
des scénarios fonctionnels et blueprints documentés ;
une logique de devis intégrant données client, tarifs, contrôles et journalisation ;
un ensemble de supports réutilisables pour le test et l’adoption.
Indicateurs de valeur visés
réduire le délai de préparation des devis ;
diminuer les heures consacrées aux emails et à l’administratif ;
systématiser les relances ;
accélérer la récupération des impayés ;
améliorer le suivi post-intervention ;
réduire la dépendance à la mémoire du dirigeant ;
mesurer le temps et la trésorerie récupérés.
Les 8 heures hebdomadaires récupérées, les 3 000 à 4 000 € d’impayés encaissés constituaient des objectifs de la proposition, pas des résultats déjà établis.
Ce que ce projet démontre
Ce projet démontre ma capacité à partir d’un fonctionnement métier peu formalisé, à identifier les frictions prioritaires et à les traduire en exigences, règles de gestion, flux fonctionnels, outils testables et supports d’adoption.
Compétences mobilisées
diagnostic et observation terrain ;
cadrage métier et analyse fonctionnelle ;
cartographie de l’existant et de la cible ;
priorisation selon la valeur et les risques ;
formalisation des règles de gestion ;
conception de flux et d’outils métier ;
coordination entre outils et données ;
stratégie de validation humaine ;
tests et gestion des cas d’erreur ;
documentation et adoption utilisateurs ;
définition d’indicateurs de valeur ;
amélioration continue.
Ma démarche ne part pas de l’outil. Elle part du travail réel, clarifie ce qui doit changer, puis construit la solution la plus simple capable d’apporter un gain mesurable.
Dashboard ROI Céka Studio
